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管理资讯

你公司的文件安全管理吗

 

防止油泥漫溢

企业在日常的经济活动中,需要在很多合同和文件上盖章。据我观察,有些日本企业的员工,在合同或者文件上盖章后,会立即在盖章以及签字处暂时贴上一张报事贴或盖上一张小纸条。

以下图片是签盖人在一份文件的最后一页盖上骑缝印章后,为了防止油泥漫溢,立即贴上了一张不同颜色(便于分辨)的报事贴。

 

 

这种做法虽然简单但很实用,不仅可以立即分辨合同文件的具体签字盖章处,而且也可以防止刚刚盖章和签字的地方发生油泥漫溢。

加盖骑缝印章

在日本,很多专业服务机构出具专业报告书时,有时会在报告文件原本的最后一页,加盖一个骑缝章。这不仅是为了防止报告文件被伪造,而且也是为了主动给专业报告使用者更多的信任感。

据我所知,在报告文件上加盖骑缝印章,是日本专业服务行业内的一种传统文件管理措施。以下图片是一种在文件最后一页上加盖骑缝印章的方式。这种方式比较常见,作为举例,仅供参考。

 

 

防止塑夹裂开

有些日本企业员工存放文件以及传递文件时,习惯使用透明的塑料文件夹。这样不仅防止文件的内容被涂抹受损,而且也便于文件的整理存放。据我观察,目前一些日本企业工作人员经常使用的塑料文件夹,有以下三个基本特征:

1.塑料文件夹的塑料硬度适中。

目前日本文具店出售的塑料文件夹,一般硬度适中,不会太软,也不会太硬。太软,无法保护文件;太硬,容易划伤人。

2.塑料文件夹的侧面有一个半圆形小孔。

通过这种半圆小孔拿取文件很方便,只要折起这个小孔就可以轻松取出文件。这个半圆形小孔的位置,一般是在塑料文件夹的右侧上方,便于寻找和折合。

3.塑料文件夹下面有一个三角小孔。

这个三角小孔可以把开合文件的空气压力分散,延长塑料文件夹的使用寿命。打开或者折合文件时,空气压力会直接作用在这个三角小孔。如果没有这个三角孔,多次开合后,塑料文件夹会从下方的粘合处裂开、报废。

关于上述塑料文件夹,参见以下图片,作为举例,仅供参考。

 

 

塑夹邮寄文件

有些日本企业的员工,在向外部单位邮寄重要的文件资料时,会先把文件提前放入一个塑料文件夹内,然后把塑料夹和文件一起邮寄出去。这样做的目的,是为了保护塑料夹内的文件,在邮寄途中不容易被割划损伤或被水弄湿。

参见以下图片,先把文件资料放入塑料夹内,然后再把这个塑料夹封入文件袋内。

 

 

加盖封口印记

在向客户邮寄信件时,有些日本企业的员工会按照企业内部的文件管理规定,在信封的封口处,加盖一个封口印记。关于封口印记的样式多种多样,有的企业使用的是一个“缄”的汉字,有的企业使用的是“封缄”两个汉字,也有的企业使用的是“企业名称”加上“封缄”汉字的橡皮章。

以下图片是加盖封口印记的样式,作为举例,仅供参考。

 

 

当然,我也见过一种做法是直接在封口处画个叉字。不过,有些日本企业员工们解释,还是加盖“封缄”之类橡皮章的方式比较正式。据我观察,这种橡皮章一般放在企业的公共办公文具柜里,本企业员工可以随便使用。

预填附件清单

在希望客户回寄文件资料时,有些日本企业不仅会寄出信封内附加一份文件资料清单,而且也会把希望客户回寄的文件资料名称,全部预先填写在回函信封上。寄信人在把相关资料装入信封后,可以直接在信封上标注一个记号,表示已经确认过相关资料。

这种文件管理办法,不仅可以便于客户在邮寄回函时,检查文件资料是否全部放入信封,而且也便于企业回收文件资料时,立即确认客户回函的文件资料是否有遗漏或者差错。

以下图片是一些日本企业在回函的信封上,预先打印上的希望客户提交的资料清单。作为举例,仅供参考。

 

 

规定保密措施

据我观察,很多日本企业都规定了详细的文件保密措施。关于以下列举的文件保密措施,虽然并不一定适用于所有日本企业,所涵盖的措施内容也并不全面,但是值得参考借鉴。

1.保密等级。在发放文件前,文件发放人不仅要检查文件内是否夹有应当保密的信息,而且也应当确认一下文件的保密等级。

2.分类等级。文件编写者必须提前申请文件的保密等级,文件发放人必须严格按照文件的保密等级发放与回收。关于文件的等级分类,包括但不限于:禁止企业外部传阅的文件、禁止其他部门传阅的文件、禁止管理层以外员工传阅的文件。

3.回收记录。所有应当回收的重要文件,传阅后必须立即做好发放回收记录;有些日本企业规定了严格的文件回收归档期限,例如包括但不限于:会后立即归档禁止照相的文件、发放当天内必须归档的文件、发放数日内必须归档的文件。

4.限制传阅。如果是机密的会议文件需要在会议上传阅,必须请示业务主管领导签字批准,并记录传阅时间以及传阅人员。

5.限制复印。如果是机密的会议文件复印,必须请示业务主管领导签字批准,并记录复印内容。

6.记录打印。很多公司内的打印机,都有自动记录打印文件履历的功能。任何员工的任何时段的打印文件,都被自动记录在打印机内。

7.限制打印。有一些公司规定,严格保密级别的公司文件,任何员工一律不得擅自打印。有一些开会时需要阅读的机密文件,只能在电脑内电子阅读。

8.废弃管理。企业员工必须把不需要的会议文件,投入“机密文件箱”或者使用碎纸机立即处理。

9.空壳电脑。有一些日本企业员工外勤使用的手提电脑是空壳电脑,这种电脑内不仅没有任何文件信息,而且也没有任何保存和备份文件的功能。

10.云端工作。有些日本企业员工的外勤工作专用电脑,除了上网收发邮件,主要功能是在云端阅读文件或者编辑文件。因此,企业员工在外勤工作中万一丢失了这种电脑,也不会丢失云端的任何资料信息。

11.清理桌面。有些日本企业的办公区内,每个员工的桌子上没有任何文件,“人在文件在,人离文件离”。有些企业明文规定,任何员工处理中的任何文件,都必须处于自己视野之内,离开办公桌就要把文件存放进办公桌内或者归档存放。

12.禁用U盘。有些企业明文规定,禁止本企业的员工使用任何客户的USB。禁用外部单位单位的U盘的目的,据说不仅是为了防止电子文件的病毒感染,而且也是为了防止由于U盘的丢失或者被盗用而导致的文件内容泄漏外传事故。

机密文件处理

有些日本企业内部规定,必须把废弃的重要文件投入<机密文件箱>或者使用<碎纸机>进行碎纸处理。但也有些日本企业不相信任何外部服务机构,明确规定所有需要报废的重要文件,必须由本企业员工本人,亲自使用碎纸机自己完成碎纸。

在日本,使用机密文件箱处理报废文件的管理方式,也催生了几家专门的保密文件回收服务公司。这些公司的工作人员会根据签订的回收报废文件日程表,定时在企业总务人员的陪同监督下,从“机密文件箱”(参见以下图片)内回收文件。这些公司也会在销毁文件后,向企业提交机密文件处理证明书或者销毁文件实施报告书。

 

 

这些回收公司的工作人员,一般是穿着文件回收服务公司的统一制服,胸前佩戴工作证上岗。据我观察,这种工作证是一个印有姓名和本人照片的胸牌,给人一种信任感。

以下图片是一些日本的文件回收公司在网络上的宣传广告,作为举例,仅供参考。

 

 

标注盖章位置

据我观察,有些日本企业在即将签订的合同书或者重要文件上,提前标注了具体的盖章位置。据了解,这往往是有顾问专家参与协助的结果。因为,很多日本企业在签约重要合同时,一般会聘请律师或者行政书士事先参与审阅。

这些顾问专家中,很多是经验丰富的合同专家,除了参与审阅合同内容之外,指导的一些合同文件的注意事项,应该是包括但不限于这种标注盖章位置的做法。关于下图,作为举例,仅供参考。

 

 

预备印泥纸巾

日本的银行、邮局以及不动产中介公司等服务性行业的企业,在与顾客签约时,一般是在服务柜台或者签约现场,提前摆放好印泥纸巾。当顾客签章后,企业员工会主动把擦拭印泥的纸巾双手递交给顾客。

在顾客把印章上的印泥擦拭干净后,企业员工会立即双手接住使用过的印泥纸巾,统一收集在一个小盒子内。当顾客离开签约现场后,工作人员才会把这些纸巾当作垃圾扔掉。

以下图片,作为举例,仅供参考

 

 

检查核对印章

据我观察,有些日本企业在签订合同书或者重要文件时,规定了一个重要的工作是检查对方企业或者个人客户的印章是否正确。

有一些日本企业的业务部门,至少是从以下几个方面检查合同书或者重要文件上加盖的印章否正确:

1.印章的公司名称是否正确、清晰。

2.印章的加盖位置是否正确。

3.印章是否与以前的一致。

4.印章是否通过银行审查。

5.印章是否与印鉴证明书一致,等等。

下图是一些日本企业的印章检查记录形式举例,其中有一栏是专门记录检查印章的栏目。当然,这种形式并不适用于所有企业,作为举例,仅供参考。

 

 

获取印鉴证明

在日本,与一些日本企业签订重要合同以及签署重要文件时,除了盖章以及签字之外,有时候还会被要求提供盖章人的印鉴证明书原本。一般而言,通过印鉴证明书上的印鉴影印样本,可以先从直观上检查一下合同或者文件上的印章是否存在差异或者虚假。

在日本,如果是公司等法人,其印鉴证明书需要从法务局有偿(数百日元)获取;如果是日本国籍个人以及在日有长期签证的外国人个人,其印章证明书需要从当地区政府有偿(数百日元)获取。

以下图片是日本法务省在其官方网站上公布的发行印鉴证明书等资料证明的手续费一览表。

 

 

互相粘贴税票

很多日本企业之间签订合同时,一般会互相给对方提前粘贴上印花税票,并加盖一个骑缝章。参见以下图片,这是一种常见的、互相信赖的签约习惯,各自提前把印花税票粘贴在合同里的指定位置。这样做的好处是可以互相避免漏贴印花税票。

 

 

当然,据我观察,也有一些日本企业通过以下签约方式合理、合法避税。

1.只签订电子版合同。根据日本税法规定,电子合同属于印花税的免税对象。

2.尽量签订基本框架合同。根据日本税法规定,无金额记载合同的印花税是200日元。

3.争取分解合同金额。根据日本税法规定,很多金额未满一万日元的经济类合同属于印花税的免税对象。

以下图片是日本国税厅在其官方网站公布的日本印花税税率一览表(2018年11月末时点)。

 

 

禁止饮料上桌

据我观察,有些日本企业在签约时有一个餐饮的禁忌细节。即签署资料以及整理资料时,禁止桌子上放置任何饮料。这是因为在有些企业发生过文件被茶水损坏的小事故。

例如,热咖啡或是糖类饮料把重要文件弄湿、弄脏,翻动文件时不小心把咖啡或者饮料杯子打翻等。因此,日本企业文化中的一些小细节,往往是从日积月累的经验教训中总结出来的。

文件删除协议

据我观察,有些日本企业在委托中介服务咨询机构专业服务时,会在委托合同中特别要求增加一项关于文件删除的协议内容。

即在相关合同中明确规定,中介服务机构在完成专业服务后,必须立即删除电脑以及任何云端设备或者数据服务器上的所有该企业提供的文件资料。而且,合同规定,中介服务机构还必须向该企业提交一份已经完全删除了所有电子文档的书面证明书。

文件更新记录

据我观察,有些日本企业的文件在最后一页,一般会列表记录文件的所有更新记录。这些记录包括但不限于以下项目内容,做为举例,仅供参考。

文件编号

更新日期

更新人员

更新页码

更新内容

更新次数……

文件编号规则

据我观察,有些日本企业不仅规定所有文件必须连续编号,而且也制定了严格的文件编号规则。这些编号规则多种多样,但有一个共通点是所有的文件编号至少涵盖文件管理单位、文件业务分类、文件编号。

例如,关于“123-456-789-002”这个文件编号的含义可以解释为:组织编码为123的某子公司制定的编号为456(假定456是采购业务类业务)类业务的第789号文件。关于上述文件编号最后的002的意思为本文件是第2个更新版本。作为举例,仅供参考。

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